ケアマネの時間管理｜1日3ブロックで持ち帰りゼロにした手帳の使い方 |

訪問が終わったら電話対応。

やっと記録に入ったら急な相談。

「また今日も、お迎えに間に合わない…」

この記事では、ケアマネの時間管理として、1日を3つの時間ブロックに分けるだけの方法をお伝えします。実際に使っている手帳の写真も載せました。

手帳の1日の欄を3つに区切る、それだけの書き方
わたしの実際の1日のスケジュール例
予定が崩れたときの立て直し方（Q&A3つ）

書いているのは、居宅ケアマネ19年・娘2人を育てながら働いているリリイです。

✏️ わたしの場合

以前は、記録を後回しにしたまま夕方を迎えるのが当たり前でした。訪問から戻ると留守電が溜まっていて、折り返しているうちに事業所から確認の電話。パソコンを開いたのが17時過ぎ、ということも珍しくありませんでした。

「今日こそ早く帰る」と思って出勤しても、優先順位を考えているだけでは何も変わらなかったんです。

変わったのは、時間そのものに役割を決めてからでした。

💡 あなたの「あるある」を確認してください

✓

訪問の合間に急な相談が入って、予定が崩れる

✓

業務時間が細切れで集中できない

✓

記録が後回しになって夜に溜まる

✓

家事と仕事の境界線がグズグズになっている

✓

「今日何を優先すればいいか」がわからなくなる

1つでも当てはまったなら、この記事はあなたのために書きました。

なぜ時間管理がうまくいかないのか？

「優先順位は考えているのに、なぜか回らない…」その理由は、実はシンプルです。

優先順位は決めているけれど、
時間の使い方（配分）は決めていない。
これが根本的な原因です。

「これを優先しよう」と決めても、時間の枠を決めないと急な用事・電話・相談に時間を奪われ続けます。

予定を詰め込みすぎると心の余裕もなくなって、利用者さんとの面談も、子どもとの夜の時間も、どちらの質も下がってしまいます。

📊 これは、あなただけの問題ではありません

介護労働安定センターの令和5年度「介護労働実態調査」（労働者調査）では、労働条件や仕事の負担についての悩みとして「人手が足りない」が49.9%で最も多く、「精神的にきつい」が22.5%、「有給休暇が取りにくい」が20.5%と続いています。

人が足りない状況は、個人の頑張りではすぐに変えられません。だからこそ、自分でコントロールできる「時間の枠」から手をつけるのが現実的です。

出典：公益財団法人介護労働安定センター「介護労働実態調査」（令和5年度）
https://www.kaigo-center.or.jp/report/jittai/
※介護職を含む労働者全体の数値です（ケアマネ限定の調査ではありません）

❌ タイムブロッキング前

😰

訪問の合間に電話・相談が割り込んでくる

😰

記録が溜まって毎日夜まで残業

😰

「今日何を優先すべきか」が毎朝わからない

😰

お迎えに間に合わず子どもに申し訳ない

😰

帰宅後も仕事のことが頭から離れない

→

✅ タイムブロッキング後

😊

各ブロックに役割があり迷わない

😊

記録は昼ブロックで完結、持ち帰りゼロ

😊

朝に「今日のタスク3つ」が決まっている

😊

定時にお迎えに行けるようになった

😊

夜は子どもとの時間を100%楽しめる

解決策｜1日を「3つのブロック」に分けるだけ

タイムブロッキングとは、1日をいくつかの「時間ブロック」に分けて、各ブロックに役割を持たせる方法です。難しい道具は一切不要。手帳でも、スマホのカレンダーでもOKです。

8:00〜12:00

朝ブロック

頭と体が元気な
ゴールデンタイム

12:00〜16:00

昼ブロック

事務・調整・記録を
まとめて処理

16:00〜20:00

夕方ブロック

家庭最優先＋
軽めのフォロー

※ 時刻はあくまで目安です。勤務時間やお迎えの時間に合わせて、前後にずらして使ってください。わたしの実際の1日は、このあとの表のとおり少しずれています。

手帳に朝・昼・夕方の3つの時間ブロックを書き込んだ実際のページ — 実際に使っている手帳です。特別なフォーマットは使っていません。1日の欄を横線で3つに区切って、それぞれの枠に「朝＝訪問」「昼＝記録」「夕方＝家庭」と役割を書いているだけです。

📱 紙の手帳ではなくスマホで管理したい方は、道具の選び方をまとめたケアマネのスケジュール管理アプリ5選【2026年比較】もあわせてご覧ください。この記事の3ブロックは、カレンダーアプリでもそのまま使えます。

📊 1日の時間ブロック配分イメージ

朝支度〜8:00

朝ブロック8:00〜12:00

昼ブロック12:00〜16:00

夕方ブロック16:00〜20:00

7:008:0012:0016:0020:00

朝：重要訪問・集中業務

昼：記録・連絡・調整

夕方：家族時間優先

1　朝ブロック

8:00〜12:00 ＝頭と体が元気なゴールデンタイム

朝は集中力が一番高い時間帯。ここに重要な業務を入れましょう。

初回面談・アセスメントなど頭を使う業務
重要度の高い訪問2〜3件

💡 組み込むコツ：前日の夜に「翌日の朝ブロックで必ずやること」を2〜3個だけ決めておきましょう。詰めすぎないことが大切です。

2　昼ブロック

12:00〜16:00 ＝事務・調整・電話をまとめて処理

ケアプランや支援経過などの記録作業
事業所・医療機関への連絡・調整
メール・FAX処理
短時間訪問（10〜20分程度）の対応

💡 コツ：このブロックに30分の記録タイムを固定で入れてください。記録は「後でまとめて」が最大の落とし穴。こまめに消化することが定時帰りへの近道です。お昼休みもしっかり確保しましょう。

3　夕方ブロック

16:00〜20:00 ＝家庭最優先＋軽めのフォローアップ

このブロックは家族との時間を最優先します。お迎え・夕食・お風呂・寝かしつけ。その合間に残っている軽めの事務を15〜30分だけ行います。

翌日の訪問先確認・連絡事項メモ（5〜10分）
緊急対応のバッファ（余裕）を残しておく

💡 コツ：夕方ブロックに「バッファ（余裕）」を残しておきましょう。急なトラブルが起きてもこの余裕があれば対処できます。

📋 タスク優先度マトリクス｜どのブロックに入れる？

緊急度：高緊急度：低

重要度：高重要度：低

1　朝ブロック

初回面談・重要な訪問・アセスメント・即日対応が必要な相談

2　昼ブロック

ケアプラン作成・定期記録・担当者会議の準備

2　昼ブロック後半

急ぎの電話対応・FAX・メール返信

3　夕方ブロック

翌日の準備・書類整理・情報収集

← 緊急非緊急 →

具体的な1日のスケジュール例

イメージをつかみやすいよう、わたしの実際のスケジュール例を載せておきます。

時間	内容
7:30	家族の朝支度・子どもを送り出す
8:30〜11:30	朝ブロック：訪問2〜3件（重要案件優先）
11:30〜12:30	昼食・休憩（必ず取る！）
12:30〜15:30	昼ブロック：記録・電話連絡・書類整理・短時間訪問1件
15:30〜16:30	お迎え（バッファ）
16:30〜19:00	夕方ブロック：家事・夕食・家族時間、合間に軽い事務（最大30分）
19:00〜	家族との時間・就寝準備