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ケアマネの便利グッズ7選｜訪問と記録が早くなる道具と使い方

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ケアマネの便利グッズ7選｜訪問と記録が早くなる道具と使い方
ケアマネ仕事術【保存版】

ケアマネの便利グッズ7選
訪問と記録が早くなる
道具と使い方

道具を変えるだけで、仕事のスピードは変わります
読了 約8分 仕事効率化・アイテム 保存版
この記事には広告（楽天アフィリエイト）を含みます。紹介している商品は、実際に業務で使っているもの・用途として妥当なものを選んでいます。価格は掲載時点のものです。

ケアプラン作成が終わらない。

訪問から戻ったら、電話対応が山積みで記録が進まない。

「気づいたら、定時を1時間も過ぎていた」

この記事では、ケアマネの仕事で実際に使っている道具7つを、シーン別の使い方つきでご紹介します。

  • 訪問先・移動中・事務所、それぞれの場面での使い方
  • 紙の書類が減る具体的な流れ（印刷・スキャン・FAXが消えます）
  • 全部そろえなくていい。まず1つ選ぶための判断材料

書いているのは、居宅ケアマネ19年・娘2人を育てながら働いているリリイです。以前は保育園のお迎えに焦りながら、頭の中はまだ仕事のことでいっぱいでした。

目次

道具を変えるだけで、仕事のスピードはここまで変わる

「アイテムを変えたところで、仕事量は変わらないのでは？」そう思う方もいるかもしれません。でも実は、ケアマネの残業の多くは「作業の非効率」から生まれています。

訪問先でメモした内容を
事務所で再入力している
電話対応しながら
作業が止まってしまう
書類の印刷・郵送・FAX
のためだけに時間が取られる

これらは、適切な道具を使うことで、驚くほどシンプルに解決できます。具体的に見ていきましょう。

便利グッズ 7選 — 一覧
① スマートフォン
業務の司令塔
② タブレット
訪問先が事務所に
③ ワイヤレスイヤホン
ながら作業で時短
④ ノートPC
デジタル事務所
⑤ タッチペン
紙をデジタルに
⑥ スマートウォッチ
手首で全部管理
⑦ メジャー
現場の信頼獲得
全部そろえなくてOK
1つから始めよう
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ITEM 01
スマートフォン
すべての業務の司令塔。一台で驚くほど多くをカバーできます

スマートフォンは、今やケアマネ業務に欠かせない存在です。単なる「電話ツール」として使っているだけでは、本当にもったいない。訪問・記録・書類管理・連絡対応まで、一台でカバーできます。

活用場面① 音声メモで記録時間を減らす
よくある悩み
「後で記録しよう」と思ううちに、次の訪問や電話で記憶が薄れる
事務所に戻ってから、ゼロで入力し直すことになる
音声メモを使うと
訪問直後、車の中で音声メモを録音できる
事務所ではコピーして貼るだけで記録が終わる
介護ソフトを事務所でしか使えない方は、「スマホのメモアプリに音声入力 → 事務所で貼り付け」の流れが現実的です。
活用場面② 書類スキャンで紙の管理を減らす
スマホでスキャンするとできること
外出先でもいつでも情報を確認できる
書類を借りて紛失するリスクがなくなる
連携事業所への送付も、その場でメール送信できる
Wi-Fi対応の複合機があれば、事務所の印刷もスマホから指示できる
活用場面③ 電話以外の連絡手段を使う
メールやメッセージを使うメリット
記録として文字が残る（言った・言わないがなくなる）
画像やURLも送れる
返信を自分のタイミングで確認できる
買い替えを考えているなら

今のスマホで十分できることばかりなので、無理に買い替える必要はありません。ただ、音声入力とスキャンは端末の性能差が出やすい部分です。動作が重い・ストレージが常にいっぱい、という状態なら検討の余地があります。



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ITEM 02
タブレット
大画面で「訪問先が事務所」になる。スマホとPCのいいとこ取り
活用場面① 書類対応をその場で終わらせる
これまでの流れ
書類を印刷
持参
サインをもらう
事務所でスキャン
FAX
タブレット導入後
一台でこうなる
書類を表示
その場でサイン
データのまま送付
活用場面 ②
事業所の説明を視覚的に

パンフレットをスキャンして保存しておき、大きな画面で見せながら説明します。利用者さん・ご家族の理解度が上がります。

活用場面 ③
業務メモ・調べ物にその場で対応

ノートアプリでメモをデジタル管理。訪問先で疾患情報や制度の詳細をすぐ調べられるので、その場で提案できます。

iPadでもAndroidタブレットでも、ケアマネ業務に使えるアプリは十分そろっています。すでに持っているほうで始めれば大丈夫です。
最初の1台を選ぶなら

書類を見る・サインをもらう・メモを取る。この用途なら最新機種は必要ありません。中古のiPadか、2万円前後のAndroidタブレットで十分動きます。まず安いもので試して、足りなければ買い替えるくらいで大丈夫です。



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ITEM 03
ワイヤレスイヤホン
「ながら作業」で、電話中に止まっていた手が動きます

ケアマネの仕事で、電話対応は避けられません。問題は、電話中は作業の手が完全に止まってしまうことです。

イヤホンなし
電話中はメモを取るだけで精一杯
通話後に内容を思い出しながら記録する
時間が経つほど内容が曖昧になる
イヤホンあり
両手が空くので、話しながら記録を入力できる
通話が終わった時点で記録も終わっている
移動中の電話対応にも使える
「後から記録する時間」がほぼゼロになります。情報が新しいうちに書けるので、内容の正確さも上がります。
7つの中で、まず1つ買うならこれ

iPhoneをお使いなら純正が一番つながりが安定します。ただ、訪問の仕事には「耳をふさがないタイプ」もおすすめです。周囲の音が聞こえるので、利用者さんの呼びかけや車の音に気づけます。価格差も大きいので、まず安いほうで試すのも手です。

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ITEM 04
ノートパソコン
「デジタル事務所」を持ち歩く。どこでも同じ環境で作業できます

ケアマネ業務の中でも特に時間がかかるのが、書類作成と情報管理です。軽量なノートパソコンがあれば、事務所と同じ環境をどこへでも持っていけます。

活用場面 ①
いつでも書類を作れる

ケアプランや報告書を、訪問の合間や待ち時間に進められます。細切れの10分が使えるようになります。

活用場面 ②
クラウドで探し物がなくなる

GoogleドライブやOneDriveに置けば、どの端末からも同じデータを見られます。「あの書類どこだっけ」がなくなります。

活用場面 ③
オンライン会議に対応できる

移動せずにサービス担当者会議に参加できます。往復の時間がそのまま浮きます。

ポイント
タブレット＋キーボードでも足ります

ノートPCを買い足さず、手持ちのタブレットにキーボードをつけて使っている方も増えています。

買い足すなら、性能より価格で

前提として、事業所のパソコンで足りているなら買う必要はありません。自宅でも書類を進めたい、介護ソフトをクラウドで使っている、という場合の選択肢です。求められる性能は高くないので、Officeが入って6万円前後のもので十分動きます。iPhoneやiPadと揃えたいならMacという選び方もありますが、価格差ほどの違いは業務では出にくいです。

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ITEM 05
タッチペン（Apple Pencilなど）
紙をデジタルに変えて、交付の流れを短くします

ケアプランの交付は、紙のままだと工程が多くなります。タッチペンを使うと、この流れが大きく変わります。

紙の場合
印刷
持参
サインをいただく
スキャン
FAXか郵送
タッチペン導入後
2工程で終わります
画面上でサイン
データのままメール送付
活用場面 ①
その場でサインをもらう

画面上のケアプランに直接サイン。印刷が不要になり、データのまま送れます。

活用場面 ②
訪問中に手書きでメモ

利用者さんの要望を、手書きの感覚でそのまま書き込めます。あとで清書する手間が減ります。

活用場面 ③
資料に印をつける

重要な書類に直接マーキング。そのまま事業所と共有できます。

ここが効きます
紙代よりも「工程が減る」ことが大きい

印刷代・用紙代の節約以上に、印刷・スキャン・郵送という3つの作業がなくなることのほうが効きます。

電子的な交付を始める前に、事業所のルールと、利用者さん・ご家族の同意の取り方を確認してください。署名や交付の扱いは事業所ごとに運用が異なります。
純正か、互換品か

サインを書く・メモを取るだけなら3,000〜4,000円台の互換品で十分です。純正は書き心地と反応がなめらかですが、その差に1万円を出す価値があるかは人によります。まず互換品で試して、物足りなければ純正へ。



6
ITEM 06
スマートウォッチ
スケジュールも通知も、手首の上で片づきます

訪問が立て込んでいると、スマホを取り出して予定を確認する余裕すらありません。そんな場面で力を発揮します。

活用場面 ①
スケジュールの確認

カレンダーの予定を振動で知らせてくれます。音を立てずに、訪問先でも確認できます。

活用場面 ②
移動中の道案内

手元でルートを確認できるので、運転中にスマホを操作せずに済みます。安全面でも意味があります。

活用場面 ③
着信・メッセージの確認

手首の通知で、スマホを出さずに用件が分かります。急ぎかどうかだけ判断できれば十分です。

活用場面 ④
自分の体調の管理

歩数や心拍の記録から、体調の変化に気づけます。こちらが倒れてしまっては、支援は続きません。

使っているスマホと同じメーカーのものを選ぶと、設定でつまずきません。iPhoneならApple Watch、AndroidならGalaxyやPixelの製品が扱いやすいです。
予算で選んで大丈夫です

通知の確認と予定の把握だけなら、1万円台のもので不足はありません。仕事中につけるものなので、文字盤の見やすさと、腕が疲れない軽さを優先してください。Apple Watchは転倒検出などの機能まで含めた選択肢です。




7
ITEM 07
メジャー（巻き尺）
最後はアナログ。これだけは代わりがありません

デジタルの道具が続きましたが、最後はアナログです。このメジャーこそ、どんな便利なツールにも替えられない一品だと思っています。

住宅改修の提案や福祉用具の選定では、正確な寸法が必要です。「感覚でだいたい」で進めると、あとから業者や事業所との認識がずれます。

活用場面具体例
住宅改修の提案手すり設置に必要な壁の幅・高さの測定
福祉用具の選定歩行器・車いすが通れるドア幅の確認
環境整備の確認ベッド周りのスペースや動線の寸法
身体状況の把握身長の計測（BMIの算出などに）
コンパクトな巻き尺タイプを訪問バッグに常備しておくと安心です。「なんとなく」ではなく数字で裏づけた提案は、利用者さんからの信頼につながります。
用途で2本使い分けます

下のようなやわらかいメジャーは、身長や腕まわりなど体を測るときに使います。住宅改修で壁や段差を測るなら、ホームセンターで売っている金属製のコンベックス（2〜3mのもの）が正確です。どちらも1,000〜2,000円ほどなので、両方カバンに入れておくと困りません。


道具を使いこなした先にある「1日の流れ」

7つの道具を使うようになると、1日はこう変わります。

道具を変えたあとの1日
午前中
訪問先で書類作業が終わる
タブレットとタッチペンで、その場でサインまで完了
そのままデータを送付。持ち帰る書類がゼロに
移動中
移動時間が仕事の時間に変わる
イヤホンで電話に出ながら、音声でメモを残す
次の訪問先までのルートを手元で確認
午後
事務作業が進む
音声メモを貼り付けるだけで記録が終わる
書類作成をまとめて片づける
退勤前
定時に区切りがつく
残っているタスクを手元で確認
測ってきた寸法をもとに、住宅改修の提案を仕上げる
退勤後
子どもとの時間が生まれる
余裕を持ってお迎えに行ける
夕ご飯を食べながら、今日あったことをゆっくり聞ける
「今日も頑張れた」と思いながら眠れる

これは遠い未来の話ではありません。道具が変わると、仕事のスピードが変わります。スピードが変わると、時間の使い方が変わります。時間の使い方が変わると、子どもとの時間が生まれます。

まとめ｜ケアマネの便利グッズ7選

アイテム主な効果
1 スマートフォン音声メモ・書類スキャン・連絡手段の効率化
2 タブレット訪問先での書類対応と説明をその場で完結
3 ワイヤレスイヤホン電話中も手が動く。通話終了と同時に記録も完了
4 ノートパソコンどこでも事務所と同じ環境で作業できる
5 タッチペン印刷・スキャン・郵送の3工程がなくなる
6 スマートウォッチ予定・通知・道案内・体調管理を手首で
7 メジャー数字で裏づけた提案が、信頼につながる
大切なこと
7つ全部を一度にそろえる必要はありません
まず1つ取り入れるだけで、1日の流れは変わります
迷ったらワイヤレスイヤホンから。手が空くだけで電話の負担が変わります

子どもとの時間を大切にしながら、

ケアマネとして働き続けられる毎日を、

一緒に作っていきましょう。

一緒に頑張りましょう
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この記事を書いた人

リリイさんのアバター リリイさん

ケアマネ19年×41歳×娘2人ママ(小4･小3)｜
定時退勤を死守して娘との時間を守る🏠
格安SIM･NISA･マネーフォワードで
家計をコツコツ改善中💰
風水×金運も本気で研究🌙
ケアマネ経験×ママ視点で
お金のリアルを発信✨

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